Czy istnieje recepta na udane spotkania biznesowe?

jak zorganizować spotkanie biznesoweOrganizacja spotkania biznesowego nie należy do zadań prostych, wiele osób jest przy tym już na starcie przekonanych o tym, że mówimy o wyzwaniu, któremu nie da się sprostać. Na szczęście, sytuacja nie jest wcale aż tak niekorzystna z naszego punktu widzenia, a o sukcesie może zdecydować wzięcie sobie do serca zaledwie kilku prostych rad. Jeszcze przed rozpoczęciem właściwych przygotowań warto zatem spróbować udzielić samemu sobie odpowiedzi na pytanie o to, jaki będzie charakter spotkania, nieco inne założenia należy bowiem przyjąć przygotowując spotkanie integracyjne, inne zaś, gdy ma się odbyć prezentacja.

Gdy mamy do czynienia ze spotkaniem szkoleniowym, musimy pamiętać o tym, że na pierwszy plan wysuwać się będą charakterystyczne dla niego walory edukacyjne. Spotkanie zostanie uznane za wartościowe, jeśli w trakcie jego trwania uczestnicy nabiorą ochoty do nauki i zechcą wykorzystywać w praktyce zdobytą przez siebie wiedzę. Jeśli zatem liczymy na sukces, musimy skoncentrować się przede wszystkim na tym, aby w jak największym stopniu zbliżyć ich do siebie. Pierwszym krokiem zbliżającym nas do tego celu może być już choćby ustawienie stołów w kształcie litery „u”, dzięki czemu można liczyć na dobrą interakcję zachodzącą pomiędzy trenerem oraz uczestnikami szkolenia. Zawsze warto też pomyśleć o kilku niewielkich salach, w których można prowadzić zajęcia w mniejszych grupach.

prezentacja hoteluGdy przygotowujemy spotkania integracyjne w pierwszej kolejności powinniśmy zadbać o to, aby odbywały się one poza biurem, można bowiem liczyć, że w takich okolicznościach uczestnicy poczują większą swobodę. Dobrym pomysłem jest też stworzenie luźnej atmosfery, taka bowiem okazuje się niezastąpiona, gdy zależy nam na wymianie poglądów i otwartej dyskusji. Spotkanie prezentacyjne może mieć różne cele. W czasie jego trwania często klientom przedstawia się nowy produkt lub usługę, można jednak wykorzystać je również do przygotowania konferencji prasowej. W takim przypadku dobrze jest przeanalizować kilka ofert hoteli, znane są one bowiem z tego, że posiadają sale idealnie sprawdzające się w takich okolicznościach. Tu dobrze sprawdza się między innymi teatralne ustawienie krzeseł, przyczynia się ono bowiem do tego, że mówca jest znakomicie widoczny przez wszystkich uczestników spotkania. W czasie spotkań prezentacyjnych o ich sukcesie lub porażce często decyduje zaplecze techniczne, warto więc zadbać nie tylko o rzutnik i ekran, ale również o odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie. Warto też zadbać o odpowiednią oprawę wizualną, w tym zwłaszcza o elementy identyfikujące daną firmę.